Kartoteki pozycji magazynowych z reguły zawierają dużą ilość danych (rekordów). Każdorazowe wyświetlanie
dużych zbiorów danych powoduje obciążenie bazy danych i w instalacjach wielostanowiskowych generuje zbędny
ruch w sieci. Dodatkowo przeglądanie dużej ilości rekordów jest nieefektywne z punktu widzenia użytkownika
programu.
W szybszego dotarcia do danych kartoteki są wyposażone w system filtrowania danych. Pozwala to na efektywne
odnalezienie szukanych rekodów zapewniając przy tym wydajną pracę systemu. Kartoteki które w których zazwyczaj
znajduje się bardzo dużo danych są wyposażone w filtry które pokazują dane tylko w przypadku, gdy użytkownik
wprowadzi kryterium po których dane mają zostać wyszukiwane.
Na poniższym rysunku pokazana jest kartoteka pozycji magazynowych w której nie wprowadzono wymaganego kryterium wyszukiwania (podano zbyt krótki numer pozycji magazynowej). Niekompletność danych w filtrze jest sygnalizowana czerwonym kolorem w kontrolce filtru.
