Moduły funkcjonalne: Rejestr Spedycyjny / SAD / Fakturowanie Usług /

Rejestr Spedycyjny

Program Rejestru Spedycyjnego służył do prowadzenia kartoteki zleceń spedycyjnych związanych z obsługą celną przesyłek importowanych i eksportowanych oraz ich spedycją. Wprowadzenie danych o sprawie otwierało proces kompleksowej obsługi zlecenia spedycyjnego. Pojedyncze zlecenie stanowiło podstawę do prowadzenia dalszej obsługi sprawy. Dzięki współpracy modułów systemu Spedytor CRM raz wprowadzone dane były wykorzystane do wystawiania dokumentów związanych z obsługą zlecenia spedycyjnego (SAD, SAD-BIS, DWC, AWB, CMR, EUR-1, faktur VAT, faktur korygujących).

Funkcje Rejestru Spedycyjnego

• wprowadzanie nowej sprawy zlecanej przez klienta
• formalna rejestracja nowego zlecenia spedycyjnego
• modyfikowanie lub uzupełnianie danych zlecenia spedycyjnego
• przeglądanie rejestru zleceń spedycyjnych
• przeglądanie i prowadzenie rejestrów celnych
• przygotowywanie raportów

Wprowadzanie nowej sprawy zlecanej przez klienta

Funkcja wprowadzania nowej sprawy zlecanej przez klienta pozwalała na zarejestrowanie tej sprawy w postaci identycznej do zlecenia spedycyjnego, ale bez nadawania jej formalnego numeru kolejnej pozycji rejestru spedycyjnego. Umożliwiało to obsługę klienta od samego początku jego kontaktów z agencją w przypadku konkretnej przesyłki. Na podstawie zarejestrowanej sprawy możliwe było automatyczne utworzenie pozycji w rejestrze spedycyjnym i automatyczne nadanie jej odpowiedniego numeru wraz z właściwą datą.

Podczas wprowadzania nowej sprawy można wpisać następujące dane:

• rodzaj sprawy: importowa, eksportowa
• planowana data przylotu/odlotu przesyłki oraz dane ilościowe (m.in.: masa, liczba paczek, objętość)
• numer listu przewozowego (Master, House)
• dane zleceniodawcy z kartoteki (dane kontrahenta wprowadzane są do kartoteki tylko przy pierwszym kontakcie z kontrahentem i mogą być wykorzystywane wielokrotnie)
• dane strony polskiej: zleceniodawca może występować w roli strony polskiej lub jako odrębny podmiot; użytkownik może wykorzystać dane z kartoteki kontrahentów
• dane strony zagranicznej: z kartoteki firm zagranicznych użytkownik wybiera firmę, która pełni rolę podmiotu zagranicznego
• symbol cennika, który zostanie wykorzystany do rozliczenia sprawy
• symbol zestawu marż, które będą naliczone klientowi
• data zarejestrowania sprawy (aktualna data wpisywana jest automatycznie)
• stan zgromadzenia wymaganych dokumentów: są wszystkie, brak kompletu
• opis sprawy lub dowolne uwagi

Formalna rejestracja nowego zlecenia spedycyjnego

Na podstawie wcześniej wprowadzonej sprawy zlecanej przez klienta (opis w punkcie 1.) Program Rejestru Spedycyjnego automatycznie tworzył pozycję w rejestrze spedycyjnym. Jeśli Agencja zdecydowała się na przyjęcie wprowadzonego wstępnie zlecenia, to program w sposób automatyczny nadawał mu numer oraz datę. Numeracja zleceń była prowadzona przez program na podstawie podanych wcześniej informacji o sposobie numerowania zleceń. Możliwe było oddzielne numerowanie zleceń importowych i eksportowych. Po zarejestrowaniu sprawy w rejestrze spedycyjnym dane mogły być uzupełniane lub poprawiane.

Modyfikowanie lub uzupełnianie danych zlecenia spedycyjnego

Zlecenie spedycyjne po wprowadzeniu do rejestru było opracowywane przez pracowników Agencji. Program umożliwiał zapisywanie wszelkich danych związanych z obsługiwanym zleceniem oraz wszelkich działań podejmowanych w związku ze zleceniem, takich jak wprowadzenie numeru i daty odprawy celnej, założenie pozycji rejestru celnego. Po wydaniu decyzji przez urząd celny konieczne było wprowadzenie danych o odprawie celnej (data i numer odprawy) oraz poprawienie kwot należności celnych tak, aby były zgodne z dokumentem odprawy (np. uzupełnienie o kwotę opłat manipulacyjnych). Zatwierdzenie wprowadzonych danych powoduje automatyczne zapisanie odpowiednich informacji w rejestrze czynności agencji celnej.

Przeglądanie rejestru zleceń spedycyjnych

Program umożliwia przeglądanie rejestru zleceń spedycyjnych. Każde zlecenie było opisane poprzez podanie jego numeru, rodzaju sprawy, danych zlecającego, informacji o stanie załatwiania sprawy, stanie rozliczenia sprawy. Możliwe było wyszukiwanie konkretnych zleceń według różnych kryteriów (np. wg numeru zlecenia, nazwy zlecającego, daty zarejestrowania zlecenia, numeru listu przewozowego). Program pozwalał na ograniczenie listy wyświetlanych zleceń do spraw określonego rodzaju (eksportowe, importowe, zlecenia wstępne), spraw o określonym stanie załatwienia (otwarte: brak frachtu, brak dokumentów, w odprawie, odprawione, pozostałe; zamknięte). Użytkownik mógł w każdej chwili wydrukować kartotekę (lub jej fragment) oraz dane wybranego zlecenia.

Przeglądanie i prowadzenie rejestrów celnych

Program spełniał warunki prawa celnego stawiane rejestrom elektronicznym.

W programie prowadzone były następujące rejestry:

• ewidencja upoważnień do reprezentowania podmiotów dokonujących obrotu towarowego z zagranicą
• rejestr czynności agencji celnej

Ewidencja upoważnień

Ewidencja upoważnień pozwalała na przeglądanie wprowadzonych upoważnień, dodawanie nowych lub poprawianie istniejących. Każde upoważnienie mogło mieć wpisane następujące informacje:

• liczba porządkowa upoważnienia - zgodnie z podanym przez użytkownika formatem: nazwa i adres mocodawcy, przy wypełnianiu tego pola korzysta się z kartoteki kontrahentów polskich
• zakres przedmiotowy upoważnienia - tekst
• rodzaj upoważnienia:
  • pośrednie/bezpośrednie
  • ogólne/szczególne
  • stałe, jednorazowe, terminowe do dnia …
  • stan posiadania oryginału upoważnienia: jest/nie ma

Rejestr czynności agencji celnej

Funkcja obsługi rejestru czynności agencji celnej pozwalała na przeglądanie wprowadzonych wniosków, dodawanie nowych lub poprawianie istniejących. Rejestry powstawały automatycznie, pobierając dane z listy wystawionych i przekazanych do rozpatrzenia wniosków o odprawę celną w formie dokumentów SAD. Każda pozycja rejestru miała nadaną automatycznie przez program liczbę porządkową - zgodnie z podanym przez użytkownika formatem. Na podstawie pozycji rejestru spedycyjnego automatycznie powstawały pozycja rejestru czynności agencji celnej. Format rejestru był zgodny z obowiązującymi przepisami i mógł być wydrukowany w dowolnym momencie. Rejestr celny musiał zawierać wszystkie wnioski o odprawę celną, zatem pozycja rejestru powstawała wtedy, kiedy do zlecenia spedycyjnego wprowadzano informację o zgłoszeniu sprawy w Urzędzie Celnym, dokonaniu odprawy celnej lub wydaniu postanowienia. W przypadku spraw, które nie wymagały wystawienia dokumentu SAD, możliwe było niezależne wprowadzanie danych. W późniejszym terminie możliwe było również uzupełnienie pozycji rejestru celnego o inne dane.

Podstawowe wydruki raportów tworzone w programie

• lista spraw zgłoszonych w Urzędzie Celnym
• listę przesyłek w drodze, w trakcie obsługi lub obsłużonych
• karty zlecenia wstępnego lub zarejestrowanego zlecenia spedycyjnego
• zestawienia należności celnych dla Urzędu Celnego
• zestawienia finansowe spraw eksportowych lub importowych