Moduły funkcjonalne: Rejestr Spedycyjny / SAD / Fakturowanie Usług /

Rejestr Spedycyjny

Program Rejestru Spedycyjnego służy do prowadzenia kartoteki zleceń spedycyjnych związanych z obsługą celną przesyłek importowanych i eksportowanych oraz ich spedycją. Wprowadzenie danych o sprawie otwiera proces kompleksowej obsługi zlecenia spedycyjnego. Pojedyncze zlecenie stanowi podstawę do prowadzenia dalszej obsługi sprawy. Dzięki współpracy modułów systemu Spedytor CRM raz wprowadzone dane będą wykorzystane do wystawiania dokumentów związanych z obsługą zlecenia spedycyjnego (SAD, SAD-BIS, DWC, AWB, CMR, EUR-1, faktur VAT, faktur korygujących).

Funkcje Rejestru Spedycyjnego

wprowadzanie nowej sprawy zlecanej przez klienta
formalna rejestracja nowego zlecenia spedycyjnego
modyfikowanie lub uzupełnianie danych zlecenia spedycyjnego
przeglądanie rejestru zleceń spedycyjnych
przeglądanie i prowadzenie rejestrów celnych
przygotowywanie raportów

Wprowadzanie nowej sprawy zlecanej przez klienta

Funkcja wprowadzania nowej sprawy zlecanej przez klienta pozwala na zarejestrowanie tej sprawy w postaci identycznej do zlecenia spedycyjnego, ale bez nadawania jej formalnego numeru kolejnej pozycji rejestru spedycyjnego. Umożliwia to obsługę klienta od samego początku jego kontaktów z agencją w przypadku konkretnej przesyłki. Na podstawie zarejestrowanej sprawy możliwe jest automatyczne utworzenie pozycji w rejestrze spedycyjnym i automatyczne nadanie jej odpowiedniego numeru wraz z właściwą datą.

Podczas wprowadzania nowej sprawy można wpisać następujące dane:

rodzaj sprawy: importowa, eksportowa
planowana data przylotu/odlotu przesyłki oraz dane ilościowe (m.in.: masa, liczba paczek, objętość)
numer listu przewozowego (Master, House)
dane zleceniodawcy z kartoteki (dane kontrahenta wprowadzane są do kartoteki tylko przy pierwszym kontakcie z kontrahentem i mogą być wykorzystywane wielokrotnie)
dane strony polskiej: zleceniodawca może występować w roli strony polskiej lub jako odrębny podmiot; użytkownik może wykorzystać dane z kartoteki kontrahentów
dane strony zagranicznej: z kartoteki firm zagranicznych użytkownik wybiera firmę, która pełni rolę podmiotu zagranicznego
symbol cennika, który zostanie wykorzystany do rozliczenia sprawy
symbol zestawu marż, które będą naliczone klientowi
data zarejestrowania sprawy (aktualna data wpisywana jest automatycznie)
stan zgromadzenia wymaganych dokumentów: są wszystkie, brak kompletu
opis sprawy lub dowolne uwagi

Formalna rejestracja nowego zlecenia spedycyjnego

Na podstawie wcześniej wprowadzonej sprawy zlecanej przez klienta (opis w punkcie 1.) Program Rejestru Spedycyjnego automatycznie tworzy pozycję w rejestrze spedycyjnym. Jeśli Agencja zdecyduje się na przyjęcie wprowadzonego wstępnie zlecenia, to program w sposób automatyczny nada mu numer oraz datę. Numeracja zleceń jest prowadzona przez program na podstawie podanych wcześniej informacji o sposobie numerowania zleceń. Możliwe jest oddzielne numerowanie zleceń importowych i eksportowych. Po zarejestrowaniu sprawy w rejestrze spedycyjnym dane mogą być uzupełniane lub poprawiane.

Modyfikowanie lub uzupełnianie danych zlecenia spedycyjnego

Zlecenie spedycyjne po wprowadzeniu do rejestru jest opracowywane przez pracowników Agencji. Program umożliwia zapisywanie wszelkich danych związanych z obsługiwanym zleceniem oraz wszelkich działań podejmowanych w związku ze zleceniem, takich jak wprowadzenie numeru i daty odprawy celnej, założenie pozycji rejestru celnego. Po wydaniu decyzji przez urząd celny konieczne jest wprowadzenie danych o odprawie celnej (data i numer odprawy) oraz poprawienie kwot należności celnych tak, aby były zgodne z dokumentem odprawy (np. uzupełnienie o kwotę opłat manipulacyjnych). Zatwierdzenie wprowadzonych danych powoduje automatyczne zapisanie odpowiednich informacji w rejestrze czynności agencji celnej.

Przeglądanie rejestru zleceń spedycyjnych

Program umożliwia przeglądanie rejestru zleceń spedycyjnych. Każde zlecenie jest opisane poprzez podanie jego numeru, rodzaju sprawy, danych zlecającego, informacji o stanie załatwiania sprawy, stanie rozliczenia sprawy. Możliwe jest wyszukiwanie konkretnych zleceń według różnych kryteriów (np. wg numeru zlecenia, nazwy zlecającego, daty zarejestrowania zlecenia, numeru listu przewozowego). Program pozwala na ograniczenie listy wyświetlanych zleceń do spraw określonego rodzaju (eksportowe, importowe, zlecenia wstępne), spraw o określonym stanie załatwienia (otwarte: brak frachtu, brak dokumentów, w odprawie, odprawione, pozostałe; zamknięte). Użytkownik może w każdej chwili wydrukować kartotekę (lub jej fragment) oraz dane wybranego zlecenia.

Przeglądanie i prowadzenie rejestrów celnych

Program spełnia warunki prawa celnego stawiane rejestrom elektronicznym.

W programie prowadzone są następujące rejestry:

ewidencja upoważnień do reprezentowania podmiotów dokonujących obrotu towarowego z zagranicą
rejestr czynności agencji celnej

Ewidencja upoważnień

Ewidencja upoważnień pozwala na przeglądanie wprowadzonych upoważnień, dodawanie nowych lub poprawianie istniejących. Każde upoważnienie może mieć wpisane następujące informacje:

liczba porządkowa upoważnienia - zgodnie z podanym przez użytkownika formatem: nazwa i adres mocodawcy, przy wypełnianiu tego pola korzysta się z kartoteki kontrahentów polskich
zakres przedmiotowy upoważnienia - tekst
rodzaj upoważnienia:
- pośrednie/bezpośrednie
- ogólne/szczególne
- stałe, jednorazowe, terminowe do dnia
- stan posiadania oryginału upoważnienia: jest/nie ma

Rejestr czynności agencji celnej

Funkcja obsługi rejestru czynności agencji celnej pozwala na przeglądanie wprowadzonych wniosków, dodawanie nowych lub poprawianie istniejących. Rejestry powstają automatycznie, pobierając dane z listy wystawionych i przekazanych do rozpatrzenia wniosków o odprawę celną w formie dokumentów SAD. Każda pozycja rejestru ma nadaną automatycznie przez program liczbę porządkową - zgodnie z podanym przez użytkownika formatem. Na podstawie pozycji rejestru spedycyjnego automatycznie powstaje pozycja rejestru czynności agencji celnej. Format rejestru jest zgodny z obowiązującymi przepisami i może być wydrukowany w dowolnym momencie. Rejestr celny musi zawierać wszystkie wnioski o odprawę celną, zatem pozycja rejestru powstaje wtedy, kiedy do zlecenia spedycyjnego zostanie wprowadzona informacja o zgłoszeniu sprawy w Urzędzie Celnym, dokonaniu odprawy celnej lub wydaniu postanowienia. W przypadku spraw, które nie wymagają wystawienia dokumentu SAD, możliwe jest niezależne wprowadzenie danych. W późniejszym terminie możliwe jest również uzupełnienie pozycji rejestru celnego o inne dane.

Podstawowe wydruki raportów tworzone w programie

lista spraw zgłoszonych w Urzędzie Celnym
listę przesyłek w drodze, w trakcie obsługi lub obsłużonych
karty zlecenia wstępnego lub zarejestrowanego zlecenia spedycyjnego
zestawienia należności celnych dla Urzędu Celnego
zestawienia finansowe spraw eksportowych lub importowych