Spedytor CRM dla agencji celnych - ARCHIWUM

System został zastąpiony w 2008 r. pakietem programów należących do FRAKTAL Studio: FRAKTAL SAD++, Zlecenia ++, Faktury ++ i Rejestr ++.

Opis systemu:

Menu główne	Kartoteki	SAD	Fakturowanie
Rejestr czynności	Pozycja rejestru	Rejestr upoważnień	Upoważnienie

Spedytor CRM dla agencji celnych

Spedytor CRM to kompleksowe rozwiązanie dla agencji celno-spedycyjnych. Program obsługiwał działania związane z odprawą celną, obsługą klienta i zleceń, rozliczeniami finansowymi oraz organizuje pracę poszczególnych pracowników agencji.

Spedytor CRM wspomagał pracę agentów celnych na wszystkich polach związanych z obsługą zlecenia celno-spedycyjnego - od chwili przyjęcia wstępnego zgłoszenia aż do przygotowania dokumentów rozliczenia i monitorowania płatności klientów. Dzięki możliwościom raportowania umożliwiał analizowanie sprzedaży, kontaktów z klientami, pracy poszczególnych agentów celnych oraz planowanie działalności. Wszystkie działania, kontakty, sprawy do załatwienia notowane były w systemie, dzięki czemu każda osoba biorąca udział w obsłudze danego zlecenia miała dostęp do wszystkich informacji związanych ze zleceniem. Agent celny rozpoczynając pracę zaglądał do zadań, jakie zostały mu przydzielone lub, które sam określił, jako do wykonania. Miał pod ręką wszystkie kontakty do klientów oraz ustalenia dotyczące zlecenia. Informacje zawarte w systemie pozwalały na natychmiastowe udzielanie informacji klientom

Spedytor CRM wspierał:

• obsługę klienta
• obsługę zleceń
• organizację pracy poszczególnych pracowników
• pracę zmianową i grupową
• kontrolę pracy
• kontrolę stanu załatwienia poszczególnych zleceń
• kontrolę wydatków ponoszonych na rzecz klientów
• tworzenie indywidualnych cenników i marż
• monitoring płatności
• analizę sprzedaży
• planowanie i prognozowanie

Spedytor CRM obsługiwał:

• wystawianie dokumentów odprawy celnej
• fakturowanie
• rejestr czynności agencji celnej i rejestr upoważnień
• zlecenia celno-spedycyjne
• bazy klientów

Dodatkowe moduły:

• Procedura ++ obsługa procedury uproszczonej
• Magazyny Celne - obsługa magazynów celnych
• CMR - program do wystawiania Drogowych Listów Przewozowych
• AWB - program do wystawiania Lotniczych Listów Przewozowych
• EUR - program do wystawiania Świadectw Pochodzenia EUR

Środowisko pracy

System Spedytor CRM był wieloplatformowy i działał z serwerami Netware, Windows, Linux oraz w środowisku Citrix. System mógł być zdalnie serwisowany i konfigurowany poprzez wykorzystanie np. PC Anywhere lub innego oprogramowania do zdalnego zarządzania.

Obsługa

Intuicyjna obsługa oprogramowania. Spedytor CRM mógł być obsługiwany przez osoby, które nigdy wcześniej nie pracowały na tego typu oprogramowaniu i znały jedynie podstawy obsługi komputera. Dokumenty wypełniane w programach (np. SAD) były widoczne na ekranie w takiej samej formie, jaką mają po wydrukowaniu.

Bezpieczeństwo

Wszystkie dane wprowadzane do programu były chronione przed niepożądanym dostępem dzięki szyfrowaniu danych przy zastosowaniu unikalnego klucza szyfrowania dla każdego z klientów. Kontrola dostępu poprzez definiowanie uprawnień zapobiegał dostępowi do danych przez osoby niepowołane.

Funkcje programu Spedytor CRM

Obsługa klienta i zleceń

• wstępne wprowadzanie zlecenia klienta i późniejsza formalna rejestracja
• prowadzenie historii kontaktów z klientem
• nadawanie statusów przesyłkom (np. odprawiona, w rewizji itp.)
• przechowywanie i wydruk informacji o przesyłkach
• wyszukiwanie danych (zleceń, przesyłek, itp.) na podstawie danych klienta, numerów listów przewozowych, numerów zleceń, dat zgłoszenia w Urzędzie Celnym lub dat odprawy
• automatyczne nadawanie numerów zleceniom spedycyjnym (z podziałem na przywozowe i wywozowe lub wspólnie)
• prowadzenie bazy danych klientów
• tworzenie indywidualnych cenników i zestawów marż
• nadawanie statusów klientom (np. kluczowy, nieobsługiwany itp.)
• informacje o wpłatach klientów związanych z poszczególnymi fakturami

Dokumenty odprawy celnej

• dokumenty SAD, SAD-BIS i DWC w oparciu o dane wprowadzone w karcie zlecenia spedycyjnego
• dokumenty SAD uzupełniający przy współpracy z programem PROCEDURA++
• eksport dokumentów w formacie XML wymagany do współpracy z Systemem Celina
• dokumenty na ekranie zbliżone wizualnie do papierowych formularzy
• korzystanie z tabeli kursów walut o nieograniczonej pojemności
• automatyczne wykonywanie obliczeń należności celnych z uwzględnieniem kosztów transakcyjnych
• automatyczne rozdzielanie krajowych i zagranicznych kosztów transakcyjnych na wybrane pozycje towarowe proporcjonalnie do wartości lub masy pozycji
• automatyczne rozdzielanie kwoty upustu na wybrane pozycje towarowe
• automatyczne naliczanie procentowego upustu na wybrane pozycje towarowe
• drukowanie dokumentów SAD, SAD-BIS, DWC na dowolnych drukarkach igłowych z możliwością kontrolowania położenia wydruku z poziomu programu
• taryfa celna dostępna w ramach programu

Rejestry i kartoteki

• kartoteki kontrahentów polskich i zagranicznych
• lista agentów celnych obsługujących klientów
• taryfa celna dostępna w ramach programu
• prowadzenie elektronicznego rejestru czynności agencji celnej z możliwością wydruku
• prowadzenie elektronicznego rejestru upoważnień z możliwością wydruku
• automatyczne zapisywanie w rejestrze celnym czynności agencji celnej odprawionych przesyłek
• automatyczne numerowanie pozycji rejestru czynności agencji celnej i rejestru upoważnień
• kartoteki postanowień Urzędu Celnego

Rozliczenia i fakturowanie

• automatyczne rozliczanie zleceń z uwzględnieniem właściwych cenników i zestawów marż, opłat wynikających z dokumentu SAD, wykładów, należności refakturowanych, należności za wykonane usługi
• automatyczne wystawianie faktur polskich i zagranicznych z zachowaniem możliwości ręcznego wprowadzanie zmian
• automatyczne numerowanie wystawianych faktur VAT, faktur korygujących w ramach zdefiniowanych serii dokumentów
• wystawianie innych dokumentów związanych ze sprzedażą, np. faktur proforma, not księgowych, not wykładowych
• eksport danych do systemu FK np. Symfonia

Raporty i zestawienia

• spraw aktualnie zgłoszonych w urzędzie celnym
• przesyłek oczekujących na załatwienie
• załatwionych spraw
• zestawienia należności celnych dla urzędu celnego
• zleceń obsługiwanych w podanym okresie czasu (np. miesiąca)
• rejestr sprzedaży
• zestawienie finansowe spraw eksportowych lub importowych

Podstawowe operacje w systemie Spedytor CRM dla Agencji Celnych

Przyjęcie nowego zlecenia		Etap I Wprowadzenie danych o przesyłce (np. masa, liczba paczek), rodzaju sprawy, kontrahentach, stronach, wybór cennika, zestawu marż i in. istotnych informacji
Przygotowanie dokumentów odprawy celnej		Etap II Tworzenie dokumentów odprawy celnej SAD, SAD-bis, DWC inicjowane jest danymi uprzednio wprowadzonymi do systemu. Wyliczenie należności celnych było zautomatyzowane.
Zgłoszenie sprawy do urzędu celnego		Automatyczny wpis do rejestru czynności Etap III Wprowadzane są dane o zgłoszeniu sprawy. Dane uzupełniają automa- tycznie rejestr czynności agencji.
Bieżąca obsługa zlecenia		Etap IV Na tym etapie rejestrowane są kontakty z klientem, koszty ponoszone w związku ze sprawą np. koszty rewizji, przepakowania itp.
Odprawa		Automatyczny wpis do rejestru czynności Etap V Wpis do systemu informacji o odprawionej przesyłce oraz innych informacji dostępnych dopiero na tym etapie.
Rozliczenie dokumentu SAD		Etap VI Na podstawie danych o przesyłce, cenników i zestawów marż oraz informacji o stawkach celno-podatkowych, wykładach, kosztach rozliczane jest zlecenie. Pozycje rozliczenia mogą być uzupełniane (np. o fracht, opłaty skarbowe itp.) i poprawiane.
Wystawienie faktury		Etap VII Generowanie faktury jest czynnością całkowicie zautomatyzowaną. Faktura tworzona jest na podstawie wprowadzonych już do systemu danych i zatwierdzonych pozycji rozliczenia. Może być wydrukowana w dowolnym momencie.