 |
|
 | |
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
|
 |
Wdrożenia systemów informatycznych
Każdy system informatyczny zastosowany w firmie, instytucji czy przedsiębiorstwie ma bezpośredni wpływ na sposób organizacji pracy.
Wdrożenie systemu wymaga określenia potrzeb danej organizacji, właściwej konfiguracji wszystkich elementów systemu oraz przygotowania koniecznych procedur i przeszkolenia przyszłych użytkowników.
W każdym przypadku wdrażanie systemu informatycznego jest przedsięwzięciem unikalnym, ze względu na zastosowane rozwiązania, specyfikę firmy i wymagania użytkowników.
Wdrażanie systemu informatycznego na przykładzie procedury wdrażania systemu Spedytor CRM dla agencji celnych
Wdrażanie systemu informatycznego jest procesem wieloetapowym. Zakres działań podejmowanych w celu optymalnego przystosowania systemu do oczekiwań przyszłych użytkowników jest następujący:
1. Określenie potrzeb
Wiele możliwości dostosowania systemu do potrzeb użytkownika jest standardowo umieszczonych w samym systemie, inne wprowadzane są na życzenie danego użytkownika. Konieczne jest zatem ustalenie jaka konfiguracja będzie optymalna dla danej organizacji, czy potrzebne będą zmiany samego oprogramowania, a jeśli tak, to w jakim zakresie. Na tym etapie jest określany czas wdrożenia oprogramowania. W przypadku, kiedy potrzeby użytkownika nie determinują zmian w samym oprogramowaniu, czas wdrożenia pełnego systemu wynosi około 1 tygodnia.
2. Zebranie informacji niezbędnych do optymalnej konfiguracji systemu
Proces wdrażania systemu Spedytor CRM wymaga przygotowania sposobu wykorzystania oprogramowania w codziennej pracy oraz zebrania następujących danych:
Lista informacji niezbędnych do konfiguracji systemu
- lista agentów celnych oraz pozostałych użytkowników systemu Spedytor CRM
- cenniki zawierające informacje o świadczonych usługach wraz ze sposobami naliczania marż oraz ich wysokością
- sposoby numerowania i format
- symbol
- kod agenta celnego
- format daty wprowadzania zlecenia
- znaki użytkownika
- separatory
- cykliczność i liczba serii numerowanych zleceń spedycyjnych:
- sposób numerowania pozycji rejestru czynności agencji celnej
- sposób numerowania pozycji rejestru upoważnień agencji celnej
- podstawowe informacje o typach przesyłek obsługiwanych przez agencję
Lista kartotek programu z wymaganymi polami
Sposób wykorzystania Kartotek powinien być określony przed rozpoczęciem eksploatacji systemu.
System Spedytor CRM obsługuje wiele różnego rodzaju kartotek, pozwalając na przechowywanie informacji różnego typu. Wdrażanie systemu Spedytor CRM wymaga określenia sposobu wykorzystania poszczególnych kartotek. Sposób wykorzystania kartotek jest określany za pomocą tabel i formularzy.
- kartoteka kontrahentów
- kartoteki przesyłek
- kartoteki zleceń spedycyjnych
- kartoteki kontaktów i zdarzeń
W tabelach podane są pola, które mogą być wykorzystane w bardzo różnym zakresie. Wprowadzanie do nich danych nie jest konieczne. Decyzja o wykorzystaniu tych pól powinna być podjęta po wcześniejszym ustaleniu sposobu wprowadzania danych, ich formatu, warunków, w których konieczna jest aktualizacja danych, a przede wszystkim osób, które są odpowiedzialne za przechowywane w tych polach informacje.
W kolumnie "Ustalone zastosowania pola" wpisywane są zastosowania, format, kategorie i inne, ustalone przez użytkownika w porozumieniu z firmą wdrożeniową, zasady konfiguracji systemu.
Propozycja listy danych oraz sposobu wprowadzenia ich do systemu
Użytkownik systemu może ustalić listę dodatkowych danych, które chce przechowywać w systemie. Do tego celu mogą być wykorzystane pola istniejące w systemie lub w szczególnych przypadkach dodatkowe pola dołączone do systemu na życzenie użytkownika.
Lista osób korzystających z oprogramowania
Przynależność do grup użytkowników oraz ich odpowiedzialność za wykonywanie poszczególnych funkcji.
Konfiguracja systemy wymaga określenia listy osób pracujących na oprogramowaniu należącym do systemu Spedytor CRM. Podział użytkowników systemu na grupy ułatwi organizację pracy i zakres odpowiedzialności. Grupy powinny się charakteryzować określonym zakresem czynności w ramach firmy, np. agenci celni, spedytorzy, fakturowanie, itp.
Po zdefiniowaniu grup użytkowników w prosty sposób należy w następnej tabeli przypisać grupom odpowiednie funkcje. Możliwe jest uszczegółowienie zadań/funkcji i przypisanie ich konkretnym pracownikom firmy. Na tym etapie wdrażania systemu, przyszły użytkownik określa listę osób korzystających z systemu z podziałem na grupy oraz odpowiedzialność grup lub osób za poszczególne funkcje systemu. Lista może być uzupełniona o inne funkcje systemu.
3. Dostosowanie systemu do potrzeb użytkownika
Zmiany w oprogramowaniu mogą dotyczyć specyficznych dla firmy-użytkownika (innych niż uwzględnione przez twórców programów) procedur, danych wprowadzanych i uzyskiwanych z systemu w formie raportów czy zestawień, rodzajów specyficznych cenników (uwzględniających, oprócz standardowego zestawu cenników, inne, wyjątkowe sytuacje), sposobów naliczania marż, numerowania dokumentów itd.
Możliwości w zakresie rozbudowy i konfiguracji systemu są bardzo szerokie. Zmiany wykraczające poza standardowe opcje konfiguracji wymagają dłuższego okresu przygotowania. Większość działań związanych z indywidualną konfiguracją systemu prowadzonych jest w ramach opłaty licencyjnej. Specyficzne rozwiązania wymagają indywidualnych ustaleń.
4. Instalacja i przygotowanie systemu do pracy
Instalacja systemu przebiega szybko i nie powoduje przestojów w praca. Przygotowanie systemu do pracy wymaga założenia niektórych kartotek - stawki podatku VAT, kartoteka agentów celnych, kartoteka serii dokumentów sprzedaży, cenniki, marże. Do tych kartotek program będzie się odwoływał w celu pobrania danych. Konieczne jest również zdefiniowanie pewnych parametrów wstępnych, dotyczących konfiguracji numeracji zleceń spedycyjnych, konfiguracji numeracji rejestru upoważnień, konfiguracja numeracji rejestru czynności, konfiguracja sposobu obsługi przesyłek. Zainstalowane kartotek mogą być później edytowane i uzupełniane z różnych miejsc i poziomów programu. Po uruchomieniu programu Spedytor CRM na ekranie pojawia się strona tytułowa, na której znajduje się nazwa programu, dane jego autorów i numer wersji. Po wciśnięciu dowolnego klawisza na ekranie pojawia się ekran główny wraz z głównym menu w górnej linii ek-ranu.
5. Szkolenie użytkowników
Wdrożenie systemu Spedytor CRM w istotny sposób wpływa na organizację pracy firmy. Sprawne działanie systemu wymaga konsekwentnego stosowania wcześniej ustalonych procedur, sposobu wprowadzania danych, właściwego i pełnego korzystania z funkcji programu. W trakcie wdrażania systemu przewidziane są konsultacje i szkolenia użytkowników oprogramowania w wymiarze 8 godzin. Użytkownicy otrzymują także szczegółowe instrukcje oprogramowania zawierające opis funkcji programów, sposoby poruszania się po programie, zalecane kolejności operacji oraz wskazówki, dotyczące możliwości konfiguracji programów przez użytkowników. Programy systemu wyposażone są w funkcje Pomoc. Wskazówki dla użytkowników mają charakter ogólny i kontekstowy i są dostępne na każdym poziomie programu. Niezależnie od wszystkich wymieniony form szkolenia, użytkownicy systemu zawsze mogą liczyć na pomoc merytoryczną od autorów oprogramowania.